Nincs több papírmunka

Az ország több egyetemén a hallgatók elektronikus úton nyújtják be kérvényeiket, így a szociális támogatási igényt is. Hamarosan az ELTE minden hallgatója is elektronikusan intézheti ezt igénylést, a röviden csak e-szoctámként emlegetett rendszeren keresztül. A BME-vel ellentétben nálunk tényleg elektronikus lesz, nem kell majd utólag személyesen a nyomtatványokat leadni.

Egy ideje húzódik az E-Szoctám bevezetése, információink szerint gondok voltak a rendszerrel, illetve magával a fejlesztőkkel.

Az elektronikus szoctám programozása már régen elkezdődött, még az én elődöm kezdte el intézni 2009 végén. Amikor Kalina Gergely EHÖK elnök csapata átvette a munkát, akkor a programozóval nem sikerült megtalálni a közös hangot, nem tudtuk összeegyeztetni az igényeinket és az általa javasolt megoldásokat, ezért december végén felbontottuk a megállapodást. Egy új fejlesztővel kezdtük el újra a munkát, aki a januári – februári hónapban leprogramozta az elektronikus szoctámot. Ebbe a félévben már ezt a rendszert vezettük be.

De nem az összes karon, az e-szoctám még csak a Bárczin működik. Mi ennek az oka?

Igen, ennek legfőbb oka az idő rövidsége volt. Januárban kezdődött el ennek a rendszer a programozása, és még az utolsó pillanatokban is zajlott a tesztelés, ezért végül csak a Bárczin vezettük be az innovációt. A Természettudományi Kar lett volna a következő, ahol már ebben a félévben be akartuk indítani, de az ELTE második legnépesebb karaként itt már nem maradt elég idő a hallgatók teljes körű tájékoztatására, ezért a zökkenőmentes leadást jelöltük ki prioritásnak.

Milyen tapasztalatok voltak a Bárczin a hallgatói önkormányzat részéről, illetve hogyan fogadták a hallgatók?

Szerencsére pozitívak voltak a visszajelzések, természetesen, mint minden új rendszernél, itt is voltak fennakadások, de ezeket nagyon rövid időn belül sikerült megoldani. . A hallgatók visszajelzése nagyon pozitív, sokkal barátságosabbnak és könnyebben kezelhetőnek tartották, mint a papíros rendszert. Meglepő volt továbbá, hogy milyen sokan emelték ki előnyként a környezettudatosságot, mely ha már hallgatói elvárásként is megfogalmazódik, akkor jó úton járunk egy „zöld egyetem” megvalósulása felé.

Ezek szerint sokkal hatékonyabb is?

A munkaszervezés mindenképpen sokkal hatékonyabb. Meggyorsítja a feldolgozás folyamatát, valamint könnyebbé vált az archiválás is. Nem lehet már indok, hogy valaki a sorban állás miatt nem élt az őt megillető lehetőséggel, és hosszú ügyeletben töltött óráktól kíméli meg a kérdőívek átvételében segédkező önkéntes hallgatókat.

Hogyan épül fel ez a rendszer?

Ez egy ETR-től független rendszer, azonban a beléptetés az EHA kóddal történik. A tanulmányi rendszerben van már a Bárczin, lesz másol is egy link, ahonnan a hallgatók elérhetik a felületet. A projektben hatalmas potenciál van, kifutásként dolgozunk azon, hogy a karoknak is legyen egy felülete. Tehát hallgatóként ide belépve, akkor sport, kulturális vagy számos más pályázatot is le lehet adni, sőt akár kérdőíves igényfelmérésre is használható a felület, de ezen még dolgozunk. Teljes ügyintézést, csak az elektronikus aláírás rendszerének honosításával lehet biztosítani, mely sajnos egy ELTE méretű intézménynek évi 80 millió forintos összegbe is kerülhet. Ez orvosolná a leckekönyv felvétel, aláíratás, és leadás körüli mizériát, sőt a tanulmányi kérvények intézését is digitális útra tudná terelni.

Több hallgatóban – és bennem is – felmerülhet az a kérdés, hogy mi történik akkor, ha összeomlik a rendszer?

Ez nem lehet valós probléma, a rendszerterheléses teszteknek is alá van vetve. Összetett szerkezetéből fakadóan modulárisan lett felépítve, így egyben biztos nem fog elszállni. Kiemelt figyelemmel voltunk az adatvédelmi követelményekre. Érdekesség például, hogy akárcsak az OMHV-nál, itt is él a lehetősége mondjuk egy véleménykérdezős vizsgálatnál a válaszok anonimitásának, így csak azt tudjuk ki töltötte ki, de a válaszokat már nem tudjuk személyhez kötni.

A többi karon mikorra várható az elektronikus ügyintézés bevezetése?

Szeptemberben az összes karon bevezethetjük az e-szoctámot, így az ELTE ezzel az apró új szolgáltatással is az elsők között lesz a felsőoktatásban.

Simon H. Dóra
ELTE Online